Lerende organisatie en verslaving

Mijn column waarin ik melding maakte van de lerende organisatie heeft een aantal mensen ertoe aangezet om mij de vraag te stellen hoe dat dan werkt, zo’n lerende organisatie. Hoe krijg je het voor elkaar dat mensen niet telkens een fout maken die al eerder gemaakt is? Een goede vraag natuurlijk, waar geen eenvoudig antwoord op te geven is. Anders zouden er wel veel voorbeelden zijn van lerende organisaties.

In eerste instantie dacht ik dat de problematiek van de lerende organisatie te vergelijken is met een verslaving, zoals bijvoorbeeld alcohol– of eetverslaving. Het duurt lang voordat je onderkent dat er een probleem is en als je het onderkent is het niet eenvoudig om van de verslaving af te komen. De club van Anonieme Alcoholisten heeft niet voor niets ‘het toegeven dat je een probleem hebt’ als eerste stap naar een beter leven onderkend.

Toch zijn er grote verschillen tussen het worden van een Lerende Organisatie en afkicken van een slechte eigenschap. De belangrijkste is wel dat de Lerende Organisatie een continue proces is en geen eenmalige actie met daarna het in stand houden van het bereikte. Een Lerende Organisatie is het altijd zoeken van de volgende slechte eigenschap waar je van af wil kicken. Het tweede verschil is dat bij verslaving het duidelijk is dat het slecht is en je de uitzondering bent. De stap naar Lerende Organisatie maakt van jou echter de uitzondering en dat vinden veel mensen en daarmee ook organisaties toch wel ‘eng’.

Stel nu dat je toch graag een Lerende Organisatie wilt worden, hoe pak je dat dan aan? De start van de Lerende Organisatie is het onderkennen van het probleem, een generiek bewustzijn in de organisatie dat er verbeteringen mogelijk en noodzakelijk zijn. Zolang dit bewustzijn er niet is zijn alle activiteiten om beter te worden kansloos. Dit bewustzijn kun je concretiseren door de verbeterpunten in een lijst op te nemen en deze lijst punt voor punt af te werken en op basis van opgedane ervaringen te verversen en aan te vullen.

Voor een organisatie die met Scrum werkt zou dit proces bijvoorbeeld als volgt kunnen werken:
• verzamel verbeterpunten, verwerk ze in Epics en plaats ze daarmee op de Backlog;
• nodig iedereen op regelmatige basis uit om de Epics te bespreken, op te delen in User Stories en te voorzien van schattingen en prioriteit;
• laat elk project wat vervolgens start één user storie met het bijbehorende budget van de backlog oppakken;
• elk verbeterpunt heeft een Product Owner die erop toeziet dat het conform zijn wensen en eisen uitgevoerd wordt;
• een User Storie is pas klaar (Definition of Done) als twee volgende projecten de verbetering toepassen.

Eén van de grote voordelen van deze aanpak is dat met de gezamenlijke meetings waarin de Backlog besproken wordt ook het collectieve bewustzijn wordt gevoed. Vergelijk het met de groepssessie van AA waar mensen opstaan, zich voorstellen en verklaren een alcohol probleem te hebben.

Het lijkt simpel maar ik ken niet veel voorbeelden van organisaties die dit consequent doorvoeren en blijven doorvoeren. Het is als het trainen voor een marathon. De eerste trainingen zijn echt afzien, maar naar mate je vordert ga je er steeds meer lol in krijgen. Wie weet, wordt jouw organisatie op deze manier wel verslaafd aan ‘beter worden’.

Bron: www.computable.nl